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Ein Mischpult für den Einkauf – Strategische User Guidance im Indirekten Einkauf

Wie Content aus der Cloud  als Enabler für relevanz- und präferenzsteuernde Maßnahmen die Grundlage für die Operationalisierung von Einkaufsstrategien bildet

Die Digitalisierung im Kontext Einkauf 4.0 kann aus verschiedensten Blickwinkeln betrachtet werden: Technologien und Systeme, Organisationstrukturen und Prozesse, strategisches Management und Geschäftsmodelle, Wertschöpfungsketten, Vernetzung, Kollaboration –  die Liste an Anwendungsfällen und Themen lässt sich beliebig fortführen. Dabei leiten Schlussfolgerungen und Erkenntnisse eine einheitliche Meinung zur zukünftigen Rolle des Einkaufs ab: Durch die Technologie als Enabler, die Möglichkeiten der Digitalisierung, die zunehmende horizontale/vertikale Vernetzung und nicht zuletzt durch ein damit einhergehendes, neues Selbstverständnis der eigenen Rolle ändert sich nicht nur das Profil des Einkaufs, sondern gibt diesem  ein, im Kontext des Wertschöpfungsbeitrags zum Unternehmenserfolgs, deutlich stärkeres Gewicht.

Die Operationalisierung und Digitalisierung der Einkaufsstrategie spielt dabei eine wesentliche Rolle. In diesem Kontext wird eine der zentralen Herausforderungen die strategiekonforme Steuerung von Beschaffungsvorgängen und somit die Guidance der eigenen Mitarbeiter sein. „Erst müssen die inhaltlichen Anforderungen bekannt sein, dann die technische Lösung – und nicht umgekehrt“, betonte Berater Grobosch in der letzten Ausgabe der Beschaffung Aktuell und verwies auf den Zusammenhang zwischen Strategie und System. „Der CPO muss nach eingehender Analyse folgende Fragen beantworten:

  • Sollen sich Systeme strategie-konform verhalten?
  • Sollen Systeme strategie-konformes User-Verhalten unterstützen?
  • Wie muss ein strategie-gelenkter Einkäufer bei Strategieänderungen agieren?
  • Wie kann ich dafür sorgen, dass der operative Einkauf sich strategie-konform verhält?“

so Grobosch. Nehmen wir an dieser Stelle an, dass sich der Einkauf  strategisch ausgerichtet und die oben stehenden Punkte für sich geklärt hat. Nachfolgend stellt sich dann die Frage, wie diese Anforderungen an die Strategieoperationalisierung im Kontext Digitalisierung systemtechnisch abgebildet werden können und welche Faktoren hierfür Voraussetzung sind. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, die folgenden Aspekte zu betrachten:

 

Die Bedeutung der Content Cloud für die Operationalisierung von Einkaufsstrategien

Das Wunschbild des Einkaufs ist simpel: Alle Mitarbeiter zeigen ein strategiekonformes Einkaufsverhalten und beschaffen gemäß aktueller Ausrichtung bei den „richtigen“ Lieferanten über die präferierten Beschaffungskanäle. Sie nutzen nur ein System, eine Suche und werden durch eine automatisierte User Guidance gemäß der Strategie passiv sowie pro-aktiv geführt. Ein Idealszenario.

 

Grundvoraussetzung hierfür der richtige Content in der richtigen Qualität. Die Mission ist hier klar: Die Bereitstellung des perfekten Sortiments, konform zur Strategie, bei maximaler Skalierbarkeit. Was einfach klingt impliziert viele Herausforderungen. Denn um ein perfektes Sortiment zu gewährleisten müssen viele Faktoren erfüllt sein. Beispiele

  • Zugriff auf den gesamten Content in einer einheitlich hohen Qualität ( unabhängig der anliefernden Systeme)
  • Abbildung von Lieferantenbeziehungen und Geschäftsmodellen
  • Konsolidierung verschiedenster Beschaffungskanäle, insbesondere die Verfügbarkeit von Sortimenten in Echtzeit, bzw der Zugriff auf diese.
  • Mechanismen und Algorithmen zur Steuerung von präferiertem und strategiekonformen Benutzerverhalten
  • Usability als Enabler für ein konformes Verhalten der Benutzer
  • Predictive Ansätze als Support, um ein präferiertes Einkaufsverhalten zu fördern.

Technologisch sind viele dieser Faktoren heute schon realisiert. Im B2C Kontext sowieso, aber auch im B2B! Die Cloud als Content-Senke bildet in diesem Kontext die Grundvoraussetzung, um Einkaufsziele wie die Steigerung der Cash-Quote oder die Ergebnissteigerung durch strategische Maßnahmen wie Sortimentseinschränkungen, Lieferantenwechsel oder Vermeidung von Spend in Anfrageprozessen zu steuern. Denn jede Maßnahme führt nur dann zu effektiven Ergebnissen, wenn die Basis (der Content) einheitlich, konsistent und in einer qualitativ hochwertigen Güte verfügbar ist.

Das Konzept der Global Catalog Cloud – Ein Kanal für den gesamten Content

Stellen Sie sich die Cloud als Umgebung vor, in der Sortimente liegen. Dieser Content wird von beliebig vielen Lieferanten bereitgestellt. Dies impliziert, dass jeder Lieferant einen Zugang zur Cloud hat, über den er sein Sortiment bereitstellen kann. Dies können Katalogsortimente sein, aber auch Sortimente aus seinem Webshop. Ganz egal. Hierfür nutzt ein Lieferant den Store. Der Store ist seine Plattform, um Content in der Cloud zur Verfügung zu stellen. Das kann allgemein frei verfügbarer Content sein, den jeder, der der einkaufenden Seite einen Zugang zur Cloud hat, beziehen kann. Dies kann aber auch spezifischer Content sei, den er in der Cloud dediziert  nur für einen Empfänger (in dem Fall eine Einkaufsorganisation) bereitstellt.

Jeder Lieferant hat also einen eigenen Store, über den er sein gesamtes Sortiment in der Cloud verfügbar machen kann. Dabei ist es vollkommen egal, wie viele „Empfänger“ diese Sortimente beziehen, ob 1 10 oder 1000. Der Lieferant stellt sein Sortiment  über einen Kanal  zur Verfügung. Hier managt er alles, was er in die Cloud distribuiert. Er stellt Kataloge bereit, er synchronisiert seinen Webshop in Echtzeit in die Cloud, er empfängt Anfragen, ganz egal. Maximale Skalierbarkeit, bei höchster Contentqualität und wenig Aufwand. Das ist die Lieferantenseite. Die Cloud ist dabei als virtuelle Umgebung unbegrenzter Größe. Auch 100.000 Lieferanten können Ihren Content in der Cloud bereitstellen. Grenzen gibt es nicht.

Auf der anderen Seite der Cloud steht die Nachfrageseite, einkaufende Unternehmen, die Zugriff auf diese riese Menge an Sortimenten haben. Auch die einkaufende Seite braucht einen Zugang zur Catalog Cloud. Hier liegen Präferenz und Anforderung aber an anderer Stelle. Für Einkäufer ist es wichtig, nicht wahllos auf diese riesige Maße an Daten in der Cloud zuzugreifen, sondern mit Struktur, zielgerichtet und basierend auf den eigenen Strategien.

Der Content der Cloud ist transparent, man braucht jedoch Tools um die Sortimente, die man aus der Cloud beziehen möchte, managen zu können. Was der Store auf Lieferanten als „Zutritt“ zur Cloud ist, ist an dieser Stelle für die Einkaufsseite die Mall. Über die Mall erhält der Einkauf auf der einen Seite ein Management-Tool, mit dem er:

  • Den gesamten Cloud Content visualisieren kann
  • Sein präferiertes Sortimente aktiv und tagesaktuell managen kann
  • Das Ihn bei der Analyse von Warengruppen und Potenzialen und
  • Bei der Identifikation von geeigneten Lieferanten/Sortimenten unterstützt

Des Weiteren bildet die Mall die Brücke zum beschaffenen System und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter nicht in unzähligen System suchen müssen, sondern all Ihre Bedarfe direkt im System finden können. Ein Fallbeispiel wäre: Ein Lieferant bindet seinen Webshop per API an seinen Store an und stellt so sein tagesaktuelles Sortiment in der Cloud bereit. Das einkaufende Unternehmen bezieht dieses Webshop Sortiment, mit spezifischen Preisen,  über seine Mall und stellt seinen Mitarbeitern die Produkte direkt in Ihrer Suche im Beschaffungssystem zur Verfügung.

Was auf Lieferanteseite in Punkto Skalierbarkeit gilt, gilt natürlich auch hier. Über die Mall erhält der Einkauf Zugriff auf eine Cloud in der tausende Lieferanten Ihren Content über Ihren eigenen Store zur Verfügung stellen. Jede Einkaufsorganisation hat dabei seine eigene, geschlossene Mall. Warum? Nun, jede EK-Org hat eigene Contentstrategien, Long-Tail, Competition, etc. und will diese natürlich umsetzten. Das heisst, dass der Bedarf an Content aus der Cloud sehr spezifisch ist bzw. sein kann. Um das perfekte Sortimente auch aus der Cloud zu beziehen ist es daher notwendig, dass jedes einkaufende Unternehmen in seiner  Mall genau den passenden Content verfügbar hat. Passend in Bezug auf Abdeckung, auf Content-Qualität, auf Geschäftsmodelle/Verträge, etc. Das gewährleistet nur eine geschlossene Umgebung, die  jedoch in sich aber vollkommen transparent ist.

Ein Mischpult für den Einkauf – Jetzt können Strategien realisiert werden

Mit dem „perfekten Sortiment“ in Puncto Qualität, Abdeckung, Transparenz und Aktualität bildet die Cloud den Grundstein, um Einkaufsstrategien nicht nur zu operationalisieren, sondern aktiv steuern zu können. Angenommen, diese Basis ist gelegt: Was folgt?

Content Manager haben nun die Möglichkeit, über Relevanz- und Präferenzsteuerung Einfluss auf die Suchergebnisse für Ihre Mitarbeiter zu nehmen. Dabei gehen die Möglichkeiten weit über klassische Sichtensteuerung hinaus. So ist es möglich, verschiedene Dimensionen des Contents in Realtime zu managen. Beispielszenario:

Im IT-Hardware Segment wird ein neuer Rahmenvertrag mit HP für ein Teilsortiment (Laptops & Drucker) geschlossen. Dieser soll für bestimmte Unternehmensbereiche in ausgewählten Ländern gelten. Kompetitive Sortimente alternativer Lieferanten sollen unter Best-Price Aspekten zugelassen werden, allerdings mit dem Hinweis an den Mitarbeiter auf die vom Einkauf präferierte Beschaffungsstrategie.

Dieses einfach skizzierte Szenario spricht gleich mehrere Kontexte an. So muss der Einkauf in der Lage sein, auf Lieferanten-, Hersteller-, Warengruppen,- Länder-, Business Unit- und sogar Artikelebene sein Sortiment zu steuern. Artikel aus präferierten Quellen sollen so gewichtet werden, dass Sie in den Suchergebnislisten zuerst erscheinen, unabhängig des Beschaffungskanals.
Was früher einem immensen Aufwand an Im-und Exportvorgängen zwischen Katalogmanagement- und Procurementsystem, Anbindungen, etc. gleichkam und auf Grund heterogener und qualitativ schlechter Daten quasi nicht realisierbar war, ist heute nun aktiv steuerbar. Das Mischpult für den Einkauf ermöglicht es, Content über alle Determinanten hinweg in seiner Relevanz für die Suche im eProcurement System zu beeinflussen:+

  • Die Mitarbeiter sollen nur noch HP-Drucker angezeigt bekommen: kein Problem
  • Entsprechend der definierten Strategie sollen identische Artikel aus dem Marktplatzangebote bei günstigerem Preis im Suchergebnis höher gewichtet erscheinen: kein Problem
  • Die Marketingabteilung soll auch weiterhin Apple Notebooks beziehen können, der Rest aber nicht: kein Problem

Die Liste an Steuerungsmöglichkeiten lässt sich dabei beliebig fortführen. Dabei werden alle Maßnahmen in Echtzeit umgesetzt. Der Einkauf definiert seine Strategie, das Mischpult unterstützt die Operationalisierung, der in Echtzeit verfügbare Cloud Content bildet die Basis.

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