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Cloud, Echtzeit: Erfolgsfaktoren für Bedarfsträger und Lieferanten

Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen schon heute, Einkauf 4.0 als unerlässlichen Part von Industrie 4.0 schrittweise in die neue Welt von Morgen zu integrieren. Eine der Ausprägungen: In Zukunft wird ein Großteil insbesondere der indirekten Beschaffung automatisiert zwischen Einkaufssystemen und Lieferanten-Shopsystemen stattfinden. Statischer Content ist out – es lebe die maximale Flexibilität! Prämisse: Kommunikation und Informationsbereitstellung in Echtzeit. Was für die spezielle enge digitale Beziehung zwischen Maschinen gilt, ist auch für die Einkauf und Verkauf ein vielversprechender Erfolgsfaktor. Warum warten, wenn die Tür bereits offen steht?

Potenziale heben, Zukunft managen: Strategisches Content Management und die Steuerung der Beschaffungskanäle rücken in den Mittelpunkt. Erfolg und Durchdringung einkaufstrategischer Maßnahmen hängen unmittelbar mit der Akzeptanz auf Mitarbeiterseite zusammen. Die sich daraus für die Einkaufs- und Verkaufsseite ergebenden Interdependenzen lassen sich durch Cloud-Lösungen entscheidend fördern: Durch nahtlose Kopplung von Einkaufssystemen (wie SAP SRM oder WPS4) und Verkaufssystemen (Shops) in Echtzeit über die Cloud entfällt die heute übliche Import- und Exportorgie von BMEcat-Katalogen. Zudem wird der Nachfrageseite im Unternehmen ein „perfektes Einkaufserlebnis“ ermöglicht: medienbruchfreies Suchen und Finden der eigenen Bedarfe in smarter, intuitiver Umgebung über alle bereit gestellten Sortimente ohne Zeitverlust und ohne Absprünge in „fremde“ Shop-Oberflächen. Die Anbieterseite ist voll integriert, kann in Abstimmung mit dem Einkauf tagesaktuell einzelne Produkte und Preise aktualisieren, aus dem Sortiment nehmen, Massenanpassungen durchführen und neue Kataloge vollautomatisiert aus dem eigenen Shop-System direkt im E-Procurement-System des Kunden verfügbar machen. Kurz: volle End-to-end-Digitalisierung bei mehr Akzeptanz und Komfort im Unternehmen und weniger Aufwand für den Lieferanten.

Status Quo: Restriktionen, wenig Akzeptanz. Statische Kataloge, Web-Shops, Marktplätze, Freitextanfragen – Lieferanten müssen heute auf eine Vielzahl verschiedener Anforderungen flexibel reagieren können. Sortimente sind komplex, Preise dynamisch. Es gilt, Verträge und Kataloge aktuell zu halten. Kosten und Aufwände spielen eine wichtige Rolle. Insbesondere klein- und mittelständische Lieferanten sind dabei in ihren Möglichkeiten oftmals eingeschränkt. Die Abbildung ihrer Sortimente über Online-Shops ist zwar skalierbar und kosteneffektiv, verspricht über Standard-Punch-out-Schnittstellen jedoch keine direkten Suchergebnisse in den E-Procurement-Systemen des Kunden. Gleiches gilt für Anbindung über Marktplätze. Statischer Content wiederum inkludiert eine tiefere Integrationsebene, geht jedoch einher mit höheren Aufwänden für die Generierung und Pflege von Katalogen und Sortimenten. Lieferanten müssen hier oftmals vom Idealszenario aufgrund eigener Restriktionen abweichen.

Als Alternative und gängiger Standard wird bisweilen die Strategie verfolgt, Online-Shops an Beschaffungssysteme anstatt von Katalogen anzubinden. Das löst zwar das Problem der Verfügbarkeit und Bereitstellung aktueller Sortimente, schafft aber ein viel Größeres: Der Einkauf kann seinen internen Kunden nun keine lieferantenübergreifende Suche bieten, und er kann das Sortiment nicht mehr aktiv lieferantenübergreifend steuern. Umsetzung und Controlling einkaufsstrategischer Vorgaben sind herausfordernd und nur bedingt realisierbar. Zudem bedarf es viel Vertrauens, weil sich nur schwer kontrollieren lässt, ob Lieferanten vereinbarte Rabatte tatsächlich in ihren Shops abbilden.

 

Lösung, Stufe 1 der End-to-end-Digitalisierung. Werden nun Vertriebssysteme (Online-Shops) nahtlos in E-Procurement-Lösungen integriert, erübrigen sich Import und Export mit BMEcat-Katalogen (deren nachteilige Effekte: manueller Aufwand; Abkoppelung vom Vertriebssystem; Sortiment, Preise und Verfügbarkeiten sind für Bedarfsträger nicht in Echtzeit einzusehen). Bei der direkten Verzahnung des Lieferanten- und Einkaufssystems und der Integration aller Delivery- und Business-Modelle (Kataloge, Web-Shops etc.) über eine cloud-basierte Content-Plattform gilt es folgende Ansätze zu diskutieren:

  • Wie Integriere ich aus Einkaufssicht Echtzeitsortimente gemäß meiner Lieferantenintegrationsstrategie und wie schaffe ich Steuerungsmöglichkeiten?
  • Wie zentralisiere ich Content und wie mache ich ihn Mitarbeitern über eine übergreifende Suche verfügbar?
  • Wie erreiche ich als Lieferant maximale Skalierbarkeit meiner Sortimente durch die Integration und Konsolidierung meiner Distributionskanäle bei akzeptablem Aufwand?
  • Wie erreiche ich unter technischen und kaufmännischen Gesichtspunkten einen „Perfect Match“ zwischen Einkauf und Lieferant?

 

Diese erste Stufe der Digitalisierung ist heute möglich, indem Lieferanten ihren Shop pflegen und Content über die Cloud in das Beschaffungssystem in Echtzeit via API (Application Programming Interface) einbinden. Dieser Shop ist dann wie ein Einzelgeschäft einer Mall zu sehen, in der x-beliebig viele Lieferanten ihre Sortimente verfügbar machen. Der Einkauf tritt als Manager seiner eigenen Corporate Mall auf und legt fest, welche Sortimentsinhalte in welchen Warengruppen von welchen Lieferanten sichtbar und bestellbar sind.

 

Digital Intelligence. Ist digitale Kopplung und Vernetzung der Systeme end-to-end umgesetzt, lassen sich Netzwerkeffekte kombinieren und Einkaufsstrategien wie „More spend under competition“ aktiv und systembasiert steuern, um beispielsweise bessere Preise zu erzielen. Während Einkäufer Sparpotenziale heute zumeist unzureichend nutzen, weil sie z.B. mit veralteten Katalogen ohne Echtzeitpreisvergleiche arbeiten und Lieferanten mühsam Rabatte abringen, bringt der aktive Wettbewerb unter ausgewählten Lieferanten große Vorteile hinsichtlich Zeit und Kosten. Der Einkauf kann gemäß seiner Strategie Bestellungen auch weiterhin Vorzugslieferanten zukommen lassen, sofern diese wettbewerbsfähig sind. Basis hierfür ist die Relevanz- und Präferenzsteuerung über alle Sortimente sowie das Management und Controlling der einkaufsstrategischen Umsetzungen innerhalb der eigenen Corporate Mall.

 

Erweiterung der Perspektive. Eine Corporate Mall als Content-Cloud-Lösung vor einem Procurement-System zu nutzen, ermöglicht dem strategischen und operativen Einkauf die Realisierung vieler bisher nur unzureichend genutzter Potenziale: Der Echtzeitzugriff auf Sortimente aus allen Kanälen (Katalogen, Shops etc.), B2C-nahe Sucherlebnisse, die nahtlose Integration von Einkaufsdienstleistern (wie Meplato, offene Marktplätze wie Amazon Business, Alibaba) eine Sichten-, Präferenz- und Relevanzsteuerungsteuerung über den gesamten Content und nicht zuletzt die Umsetzung und Optimierung eigener Sortimentsstrategien. Die End-to-end Digitalisierung bietet die Chance, Einkaufsstrategien vor den Aspekten Transparenz, Wirkung und Messbarkeit vollends zu realisieren bzw. zu steuern und so den Wirkungsgrad des Einkaufs signifikant zu steigern. Der Aufwand durch Arbeit in heterogenen Systemlandschaften wird reduziert. B2B erfordert freilich die Kontrolle und Steuerung auf beiden Seiten.

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